100 år og født på ny
1921 - 2021HISTORIEN
32 år før det hele begynte …
La oss gå tilbake til 1889, da Oslo het Kristiania.
Bok- og papirhandler Edvard Sem ankommer det dunkle lokalet i Fredrikshald (nåværende Halden) iført sort dress, sort hatt og beige frakk. Han runder raskt radene med skrivepulter og svinger inn på sitt eget kontor. Her henger han hatt og frakk på stumtjeneren,
leter frem en penn og noterer ned ordene blanketter og skjemaer. kommunal. administrasjon. trykkeri.
I støpeskjeen er dermed landets første spesialavdeling for protokoller, skjemaer og blanketter for offentlig og kommunal forvaltning! Intet mindre.
Samtidig, i hovedstaden, ser Johan Martin Stenersen frem til en produktiv karriere med sitt nystiftede bokbinderi. Bokproduksjonen holder ham sysselsatt, men han blir etter hvert også fascinert av prosessen som skjer før boka går i trykken. Og snaue tre år senere blir Stenersen Forlag stiftet. Det begynner storslått med den monumentale Snorreutgaven med illustrasjoner; på den tiden vurdert som et nasjonalverk av største betydning. Av andre, mer beskjedne, utgivelser samme år, finner vi blanketter og skjemaer.
Mennene som startet det hele...
Sem og Stenersen hadde de neste tredve årene en profesjonell konkurranse seg imellom, hvor de begge var drevet av et inderlig ønske om å overgå den andre. Dette gjaldt for alle deler av driften; i forbindelse med utvikling av moderne produkter, innta markedsposisjon i ulike sektorer, mest taletid i pressen og om å vinne de gjeveste fagprisene. Det handlet om å kunne tilpasse seg raskest.
Litt som da Sem, under jubileumsutstillingen på Frogner i Kristiania, i 1914 stilte ut protokoller og skjemaer fra (ikke færre enn) 26 ulike kommunale administrasjonsgrener – og mottok gullmedaljen. Eller da han etter dette fikk levere en stor andel av rasjoneringskort for brød og andre varer under første verdenskrig.
De to herrene var kanskje konkurrenter, men de var først og fremst forretningsmenn. Og rundt 1920 innså de at det ville gi store forretningsmessige fordeler å slå sammen de to forlagene til ett selskap.
1. juli 1921 ble blankett- og protokollavdelingen i Sem Forlag skilt ut, for å fusjonere med J.M. Stenersen; Sem & Stenersen A/S var dannet.
Og slik begynte historien om hundreårsjubilanten.
SKJEMA
Det finnes helt sikkert et skjema for det …
Allerede fra starten i 1921 var produktporteføljen fyldig. Her fikk man skjema som dekket det meste av kommunal virksomhet, enten det var ligningsvesen, sykekasse eller fattigvesen. Med tiden har kravene både til form og innhold endret seg, og gradvis har skjemaene blitt både mer brukervennlige og tilgjengelige for innbyggerne.
Det skjedde noe i 1968
Hvem som først fikk idéen om å investere i ny teknologi, vet vi ikke. Men at det var en liten revolusjon da Sem & Stenersen fikk en IBM Composer i 1968, kan vi alle være enige om.
Ett skjema – hundre løsninger
- Det er mange veier til Rom, og det er mange løsninger på skjemaer. Fra 1921 og fram til 60-tallet var utforming og bruk av skjemaer begrenset av teknologien som forelå. Skjemaene ble fremstilt via boktrykk, en metodisk fremgangsmåte med få valgmuligheter (bortsett fra valget mellom grønn og sort trykkfarge).
- Fra 1960 gikk man bort fra tradisjonelt boktrykk og over til offset-maskiner. Og da vi gikk til innkjøp av 68-modellen av IBMs Composer, lå alle mulighetene åpne; IBM Composeren tillot oss å bruke ulike fonter i skjemaene og vi var ikke lenger avhengige av skrifttyper med fast bredde. I tillegg kunne vi i større grad benytte raster (skygger) for å synliggjøre de ulike inndelingene i skjemaene og øke brukervennligheten ved utfylling.
- I 1987 gikk firmaet til anskaffelse av utstyr fra Norsk Data! Dermed ble hele prosessen fra design til ferdigstillelse av trykkplate gjort digital. Og med flunkende nytt og toppmoderne verktøy gikk arbeidet mer effektivt, vi kunne holde en strømlinjeformet produksjonslinje og samarbeidet bedre i alle ledd.
- Vi var trolig ett av de første selskapene i landet som eksperimenterte og utforsket alle nye muligheter med digitaliseringen. Vi gikk detaljert til verks for å forstå hvordan hardware og software egentlig hang sammen og lærte oss blant annet å kode direkte i printerspråkene. Vi innså at dette ble for tungvint i lengden og så oss om etter nye, digitale muligheter.
- Tidlig på 90-tallet begynte vi testing av design- og utfyllingsprogrammet JetForm, utviklet av det kanadiske selskapet med sammen navn. Dette var startskuddet for utviklingen av elektroniske skjemaer til det kommunale markedet. Helt digitalt var det riktignok ikke helt enda; distribusjonen av nye skjemaer og oppdatering av de eksisterende foregikk via disketter sendt i posten.
- Fra 1990 og frem til 2021 har vi fortsatt videreutviklingen av det digitale skjemaet. Ny teknologi har gitt oss enda flere muligheter. I dag kan skjemaene integreres inn i kommunale fagsystemer, og med innebygde kontrollfunksjoner er man sikker på at utfyllingen blir riktig. Vinn-vinn for både kommunen og innbyggerne.
ARKIV
Lokaldemokratiet og åpne arkivskap
Lokaldemokratiet har alltid stått sterkt i Norge. Tillit mellom innbygger og forvaltning er en forutsetning og krever åpenhet og innsyn i kommunale saker og politiske behandlinger.
Sem & Stenersen var leverandør av Living Cards kartoteksystemer. I den forbindelse ble det i 1957 laget en reklamefilm med Leif Juster i rollen som kontormedarbeider. Filmen viser Leif Juster ved et skrivebord med et tradisjonelt kartoteksystem. Han mottar en henvendelse via telefon og skal finne informasjon. Det blir bare kaos, kortene henger sammen og han finner ikke etterspurt informasjon. Scenen blir avbrutt og man hører kommentatoren sier: "Nei, la oss ta det hele en gang til". Denne gangen sitter Leif Juster ved et Living Cards kartoteksystem og mottar en henvendelse via telefonen. Informasjonen kunden etterspør finner han med en gang. Leif Juster uttaler: "Ja, de lurer på hvordan jeg fant informasjonen så fort? Har de aldri hørt om Living Card kartoteksystem? Hvor de får kjøpt det sier de - jo hos Sem & Stenersen selvfølgelig"
Reklamefilm med Leif Juster for Living cards kartoteksystem fra 1957
Følg saksgangen på nett
Før måtte man møte opp på kommunehuset for å sjekke om naboen fikk bygge dobbeltgarasje eller ikke. Nå kan du gjøre det samme rett fra godstolen. Modulen SRU er integrert med kommunens saks- og arkivsystem. Det betyr at innbyggere og journalister enkelt kan følge saksgangen og få innsyn i riktige saksdokumenter. Enkelt, ikke sant?
Møtekalenderen: Styre, råd og utvalg
En dag ble det stilt et viktig spørsmål i et av våre møterom; Hva skal til for at kommunene skal kunne møte innbyggernes økende forventninger til tilgjengelighet og gjennomsiktighet i offentlige dokumenter, på en bærekraftig måte? Et komplekst problem som fikk en veldig enkel løsning; modulen SRU (styrer, råd og utvalg).
Vi oppdaget raskt at koblingen mellom kommunens møtekalender og saks- og arkivsystemet kunne spare både tid og kostnader. Modulen SRU henter automatisk opp riktige dokumenter fra saks- og arkivsystemet og presenterer dem som møtevedlegg i kommunens møtekalender.
Modulen SRU gjør det enda enklere for kommuneansatte, innbyggere og journalister å orientere seg om, og følge med på, utviklingen for ulike prosjekter, uten å møte opp på kommunehuset. Modulen er fleksibel og kan oppdateres uavhengig av hovedportalen. På den måten ivaretas også behovet for en stabil og tilgjengelig hovedportal.
INNHOLDSLEVERANSE
Kontinuerlig kvalitetssikring
Noe av det viktigste for oss ved standardisering av skjema og protokoller, har alltid vært at innholdet skal være korrekt. Det var vårt uskrevne samfunnsoppdrag å senke prosentandelen brukerfeil ved utfylling av kommunale skjemaer. Litt særegent kanskje, men dette har stått stødig i bedriftskulturen vår siden 1921.
I dag leverer vi fremdeles skjema som alltid er oppdaterte i henhold til de lover, regler og forskrifter som gjelder. Vi sørger for at kommunene fortløpende blir informert når det skjer endringer, og hva endringene består av. Og da er vi et hakk nærmere målet.
Krav til tilgjengelighet
Dagens teknologi stiller enda høyere krav til tilgjengelighet, og det leveres ikke lenger bare innhold til våre skjema. I dag jobbes det også daglig med innhold knyttet til både chatbots og nettportaler. I tillegg sørger vi for at alt innhold har klart språk og at produktene følger kravene til universell utforming.
NETTPORTALER OG AIM CMS
Porta, betyr dør eller port
Portal (av latin porta) betyr dør eller port. Det er i grunnen ikke så stor forskjell på portal og nettportal. En nettportal er også en inngang; den leder til flere sider med innhold om bestemte temaer, eller informasjon som er ment for en spesiell brukergruppe.
Vi leverte våre første nettportaler i 2004, og i 2006 ble vi en leverandør av Episerver. I dag har vi et av Norges største fagmiljøer med over 200 installasjoner hos våre kunder. Vår erfaring med nettportaler har bidratt til å se hvilke behov og utfordringer kommunesektoren står ovenfor, og i 2018 begynte vi derfor prosessen med å bygge vårt helt eget CMS.
Aim CMS – morgendagens nettportal
Aim CMS er en publiseringsløsning vi har utviklet i samarbeid med kommuner. Det er en brukervennlig og smart løsning som gjenbruker innhold.
Aim er et såkalt headless CMS. Det vil si at vi gjør innholdet uavhengig av presentasjonen. Resultatet er fleksibelt innhold som kan presenteres på alle typer plattformer og enheter, ved hjelp av et API.
Du bruker Aim på samme måte som en hvilken som helst publiseringsplattform; du drifter, designer, integrerer og oppdaterer nettsiden fra ett system. Jokeren i Aim er at kommuner både kan dele innhold og abonnere på en ferdig innholdspakke.
Aim CMS
Innholdsproduksjon er ressurskrevende. Samtidig er mye av innholdet på norske kommuners nettsider veldig likt! Derfor er Aim CMS utviklet som en delingsplattform.
Fra innholdspakken kan kommunene hente og kvalitetssikret innhold fra oss – eller de kan dele og abonnere på innhold fra andre kommuner. Da slipper man å miste hodet over unødvendig dobbeltjobb. Hvis vi kan dele, hvorfor finne opp det samme hjulet flere ganger?
CHATBOTS – KARI & TORE
«Suksessen med Kari er takket være alle kommunene som bruker Kari i dag, delingskulturen de har seg imellom og det gode samarbeidet.»
2021: Robotene og menneskene
Teknologien gir oss stadig flere muligheter ved produktutvikling. For å kunne velge rett teknologi, stiller vi oss alltid noen kontrollspørsmål ved oppstart av nye prosjekter. Ett av dem er: hva ønsker vi å oppnå med denne løsningen?
Med utviklingen av Kommune-Kari var målet vårt å redusere ressursbruken ved kommunens servicetorg. Siden 2017 har Kari automatisert repeterende arbeidsoppgaver og kategorisert mengdevis av informasjon, og dermed redusert telefontiden til servicetorget med mellom 20 og 30 %.
Teknologi gjør oss også mer fleksible. Da Kommune-Kari hadde jobbet ved servicetorget en stund, så vi at hun ikke bare fikk spørsmål fra innbyggerne – også kommunens ansatte tydde til Kari når de stod fast! Det var helt tydelig behov også for en intern chatbot, og dermed ble Tore på kontoret til.
Ja, veien er ganske lang fra 50-tallets helmanuelle telefonregister til våre chatbots Kari og Tore. Nå kan dialogen mellom innbyggerne, de ansatte og kommunen foregå på ulike plattformer til alle døgnets tider.
Kari og Tore – en ny generasjon kollegaer
Kommune-Kari er en viktig lagspiller på kommunens servicetorg, og hun sørger for at innbyggerne alltid får svar på sine spørsmål om kommunale oppgaver. Hun besvarer årlig over 1 million (!) spørsmål fra innbyggerne i Norge og 57 % av alle henvendelsene kommer utenom kommunens åpningstider. Kari er en kunnskapsrik og dyktig kollega som bidrar med god innsikt og et sprudlende humør!
Tore på kontoret tar seg av de ansatte i kommunen og sørger for å svare på alt fra pålogging, feilmeldinger og reisesatser, til kontaktinformasjon og vaffeloppskrifter! Tore fungerer som den ansattes personlige hjelper på kontoret og avlaster støttefunksjonene ved å frigjøre tid for flere avdelinger. Tore får stadig tilbakemeldinger fra sine menneskelige kolleger om at han gir gode svar, er pålitelig og generelt et hyggelig tilskudd på arbeidsplassen!
BOOKUP
Ikke bukk under – BookUp!
Ikke la lokaler stå tomme! Med BookUp kan kommunen leie ut sine lokaler, idrettsanlegg, møterom og andre utleieobjekter. BookUp sørger for at kommunen får en felles plattform for alle ansatte og avdelinger som administrerer utleie.
Unngå manuelle systemer og Excel-dokumenter ved å flytte arbeidet inn i ett smart utleiesystem. Registrer ditt utleieobjekt hos BookUp og vi gjør utleieprosessen enkel for både deg og leietaker.
Tidsklemma har vært i det norske ordforrådet siden 1990. Samfunnsforskere har forsket og pekt på ulike tidsklemmer i alle situasjoner av familie- og arbeidslivet, og Arbeiderpartiet manifesterte “tidsklemme” som et reelt problem som de tok inn i sitt politiske program i 1992.
Nå kan i alle fall norske kommuner begrave tidsklemma når det gjelder utlån av utstyr og lokaler! Og det er da noe.
1, 1 millioner nordmenn i 54 kommuner har tilgang til BookUp. Hvis din kommune ikke har tilgang, så kanskje din nabokommune har det?
Ett smart utleiesystem
Utleie av lokaler og utstyr er egentlig ikke noe kommunene har startet med i moderne tid, det har alltid vært en del av servicen til innbyggere, idrettslag og næringsliv. Men så er det jo engang sånn at alt som ikke er kjernevirksomhet fort kan bli litt nedprioritert i hverdagen. Da får du fort en “burde-burde”-situasjon, som antagelig innhenter deg og blir erstattet med en “tidsklemma-tok-meg”-situasjon. Med BookUp unngår du at kommunalt utlån og utleie blir fanget i tidsklemma!
BookUp gir kommunen en felles plattform for alle ansatte og avdelinger som administrerer utleie, enten det er av lokaler eller utstyr. Systemet er utviklet i samarbeid med kommuner – for kommuner.
RÅDGIVNING
Det rådville 90-tallet
Våre løsninger og produkter har alltid vært preget av tidsepoken de ble utviklet i. Medievaner, teknologi og behov var og er drivende i produktutviklingen vår.
Det var aldri nok bare å få løsningene levert – for å gi kommunene best mulig utbytte av systemet de hadde investert i, begynte vi med korte introduksjonskurs og seminarer. Et par flyers og noen bruksanvisninger delte vi også ut mot slutten av 90-tallet.
I mange leveranser har vi helt naturlig blitt en “rådgivende digitalpartner”.
Har du ikke hørt om FFF?
FFF står for “fornying, forenkling og forbedring i offentlig sektor”. Det høres nok enklere ut enn det er, og i kommunale digitaliseringsprosjekter kan det være godt med en partner som kan veilede. Vi hjelper til ved alle deler av prosessen; prioritering av teknologi og løsninger, kartlegging av arbeidsprosesser og prosjektevaluering. I tillegg holder vi kurs, workshops og tilbyr brukertesting, universell utforming og analyse av brukerdata.
