Skrevet av: Elin Scott. Artikkelen ble original publisert 24. februar 2020 i bloggen Digitalisering i offentlig sektor.

Fredrikstad kommune er en storkommune med mange idrettsanlegg, ishaller, aktivitetssaler og utendørsanlegg, til stor glede for både lokale idrettslag og kommunens innbyggere. Utfordringen til kommunen, i likhet med mange andre norske kommuner, er at innbyggerne ikke er klar over alle mulighetene de har. I tillegg manglet Fredrikstad kommune et godt bookingsystem, da systemet de brukte var både analogt og tidkrevende.

Vi stod uten bookingkalender og ble tipset om BookUp. Systemet var i en tidlig fase i utviklingen, noe som passet oss perfekt siden vi fikk muligheten til å skreddersy systemet etter våre behov, sier Vera Engum fra Fredrikstad kommune. Hun er konsulent i Virksomhet Idrett under Kulturetaten i kommunen, og jobber blant annet med uleieforespørsler fra innbyggerne.

Den største gevinsten

Et web-basert bookingsystem sto på ønskelisten til flere av leietakerne i Fredrikstad kommune. Vera fikk derfor mange henvendelser, som resulterte i tidkrevende prosesser for saksbehandlerne i kommunen og kommunens innbyggere. Et godt system var sårt etterlengtet.

Det var stor etterspørsel etter et web-basert bookingsystem. Hver gang vi fikk en henvendelse fra en leietaker måtte vi først bekrefte om lokalet var ledig, for så å journalføre søknadsskjemaene. Deretter måtte vi selv legge inn bookingen manuelt, sende ut avtalen for å få den signert tilbake og til slutt endre status fra reservert til inngått avtale, forklarer Vera.

I det nye digitale systemet må alle som ønsker å booke et lokale registrere seg med bankID i forkant av bookingen. I tillegg ligger all informasjon som tidligere ble skrevet i en leiekontrakt vedlagt i BookUp. Brukeren må bekrefte at vedkommende har lest betingelser og vilkår før de bestiller. Det er også mulig å sette inn egne regler på bestillingene, som f.eks ved utleie av svømmebasseng på timebasis er det påkrevd livreddingsbevis.

Det er her den virkelig store gevinsten ligger! Det er voldsomt tidsbesparende, for det betyr at når vi godkjenner en reservasjon i BookUp, har vi allerede en signert leieavtale, forteller Vera. — Det sparer oss for enormt mye tid. Nå er bookingen bare et tastetrykk unna, legger hun til.

God service for innbyggerne

BookUp gir innbyggerne i kommunen god informasjon om de ulike lokalene og idrettsanleggene som kommunen disponerer, samt gjør det enklere for sluttbrukeren å se hva som er ledig. Det oversiktlige og intuitive systemet har ført til mange nye leietakere — nok en gevinst for kommunen. BookUp skaper en bevissthet hos folk. For mange er ikke klar over at anleggene kan leies av hvem som helst og at det ikke er nødvendig å være medlem av et idrettslag.

“Det er god service for sluttbrukeren at de selv kan gå inn på anlegget og se hvilke dager og tidspunkt som er ledig og ikke. Vi har også fått inn flere nye leietakere, som er en stor gevinst for oss. Det er flott at lokalene ikke står tomme, men faktisk blir brukt. Det er i utgangspunktet idretten som skal ivaretas, men når de har booket det de trenger er det fritt fram for alle dem som ønsker å trene i våre anlegg”, sier Vera.

“Vi har en visjon: flere folk, mer aktive, enda oftere. Den visjonen imøtekommer BookUp, og vi legger til rette for at alle kan få lov til å booke seg inn”, legger hun til.

Nyttig verktøy for andre kommuner

Antall henvendelser har gått ned, men antall leietakere har gått opp. Vera og andre saksbehandlere i kommunen har fått en langt mer effektiv arbeidsdag. Innbyggerne i Fredrikstad kommune kan glede seg over god informasjon om utleiemuligheter samt et enkelt og effektivt system for booking.

“Det er ekstra spennende for oss som har vært med i startfasen og fått muligheten til å skreddersy systemet etter våre behov. Det er nå fire saksbehandlere på ulike anlegg som benytter BookUp daglig, og vi er utrolig fornøyd med systemet. Det finnes ikke noe som kan konkurrere med det på markedet. Vi anbefaler derfor andre kommuner til å se hvordan BookUp kan kvalitetssikre deres behov”, avslutter Vera.

Se hvordan BookUp brukes i Fredrikstad kommune.

Les mer om BookUp her.