Ved å bruke BookUp og dørlåsintegrasjonen på flere av sine utleieobjekter, opplever Lillestrøm kommune at utleie har blitt en sømløs opplevelse for både kommunen og brukeren.
– Dette sparer oss for både tid og ressurser, og ikke minst gir det en ekstra trygghet å vite at ingen nøkler kommer på avveie, sier Kai Roger Gjestemoen, digitaliseringsagent i Lillestrøm kommune.
Skrevet av: Janne Rosenberg. Mange kommuner bruker i dag unødvendig mye tid på utleie av lokaler, idrettsanlegg og andre utleieobjekter. Med BookUp effektiviserer man utleie og bidrar til besparelser i alle ledd, gjennom å samle alle utleiesystemer på ett sted.
Skedsmo kommune, som i 2020 ble slått sammen med Fet og Sørum til Lillestrøm kommune, brukte tidligere et utleiesystem på en gammel teknologisk plattform. Dette ga begrenset med muligheter, og hver sektor hadde sitt eget system, noe som var uoversiktlig. De var derfor ute etter et felles bookingsystem for kommunen.
– Systemet var begrenset til kun idrettslokasjonene, og det passet ikke inn i vårt digitale økosystem. Vi ønsket en løsning som kunne integreres med våre andre fagsystemer, og som tilfredsstilte behovet til både administrator og sluttbruker, sier Gjestemoen.
Etter grundige vurderinger, falt valget på BookUp. Systemet ble implementert i 2018, noe som gjorde dem til en av de første kommunene som benyttet seg av løsningen.
– Løsningen kom raskt på plass, og ble integrert mot vår innbyggerportal, vårt lag- og foreningsregister og mot ID-porten, slik at vi alltid har kontroll på hvem som benytter seg av lokalene, sier han.
Etter hvert så Lillestrøm kommune også behovet for dørlåsintegrasjonen, og ønsket å benytte seg av dette. I 2020 hadde Lillestrøm kommune 81.000 årlige utleietimer fordelt på 66 utleieobjekter. I dag har utleiemassen økt til 100 utleieobjekter og de bruker dørlåsintegrasjonen på fire kulturlokaler: Statsråd Ihlensvei 113, Valstad forsamlingslokale, Granneveien 40 og Villa Cara. Når bruker booker ett av disse lokalene i BookUp, vil de få dørkode tilsendt på SMS og e-post som kun fungerer i det tidsrommet booking er avtalt. Det sendes også ut påminnelse vedrørende tidspunkt og kode. Lillestrøm kommune har opplevd flere fordeler gjennom å bruke BookUp og dørlåsintegrasjonen på sine utleielokaler.
– Med BookUp får vi en bedre utnyttelse og full oversikt over lokalene våre. Bookingen går av seg selv, og vi unngår nøkler på avveie og slipper inn- og utlevering av nøkler. Det er ingen vaktmester som trenger å kjøre rundt og låse opp dører. Dette er bærekraftig, og sparer oss for mye tid og ressurser, sier Gjestemoen.
Husansvarlig for Granneveien 40, Nina Langfeldt, er også fornøyd med dørlåsintegrasjonen.
– Vi har nå to års erfaring med bruk av BookUp integrert med ARX i aktivitetshuset Granneveien 40 på Skjetten. Huset er i bruk nesten hver dag, og før pandemien var vi oppe i 19 foreninger som brukere. I og med at vi aldri har hatt fysiske nøkler der, har alle måtte forholde seg til elektroniske systemer fra start. Den største utfordringen er registrering i lag og foreningsregisteret. Når de først er på plass der, går resten greit med litt veiledning. BookUp er brukervennlig og de flinkeste husker til og med å avlyse når de ikke skal være der, sier Langfeldt.
Digitaliseringsagenten i Lillestrøm kommune, Kai Roger Gjestemoen, synes utviklingsmulighetene i BookUp er spennende, og ser ikke bort ifra at de vil benytte seg av flere moduler i fremtiden.
– Vi skulle gjerne benyttet oss av dørlåsintegrasjonen på flere av våre utleielokaler, men økonomien setter begrensninger på dette. Vi synes BookUp har spennende muligheter, og vi ønsker på sikt å integrere det med Facilit, kommunens fagsystem for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av bygg og anlegg, samt toppsystemer for ventilasjon, strøm og adgangskontroll, sier han.
Lillestrøm kommune er godt fornøyd med BookUp, og vil gjerne anbefale andre kommuner å ta i bruk både bookingsystem og dørlåsintegrasjon.
– Vi opplever BookUp som et godt produkt, og vi føler at vi får valuta for pengene. Det er viktig i en slunken kommunekasse, understreker han.
Som kunde setter Lillestrøm kommune også pris på den tette dialogen med Sem & Stenersen Prokom, og at de får være med på å utvikle produktene gjennom Prokom sitt brukerforum.
– En av grunnene til at vi valgte Prokom var nettopp at de hadde en utviklingsplan for produktene sine, og at vi som kunde får være delaktig i denne spennende reisen. Vi opplever også Prokom som veldig lydhøre og at de tar våre behov på alvor. De kaster seg raskt rundt og kommer med løsningsforslag. Som kunde er det godt å kunne snakke med en som kjenner systemet godt, og som er lett tilgjengelig når vi trenger bistand, avslutter Kai Roger Gjestemoen.